Control administrativo

El control administrativo es una de las etapas de la gestión administrativa en la cual se evalúa que las gestiones dentro de cualquier organización se ejecuten de acuerdo a la planificación establecida. Está directamente relacionada con la planeación estratégica de los negocios.

También, sirve para analizar el funcionamiento empresarial, con la finalidad de verificar que el rendimiento va de acuerdo a lo esperado o si, por el contrario, han ocurrido desviaciones significativas que afecten la operatividad.

Se trata de un mecanismo de retroalimentación que permite analizar el alcance de los objetivos empresariales para elevar los estándares de calidad y cumplir con la misión y la visión planteada.

Fases

El control administrativo agiliza los procesos en las organizaciones, lo que se traduce en calidad y rentabilidad a largo plazo. En este sentido, se compone de distintas fases, las cuales se describen a continuación:

Fases de establecimiento de los estándares

Se trata de la fase inicial que sirve para definir los parámetros de evaluación. En este punto se establecen los objetivos empresariales para determinar el estado real de los productos y servicios, así como de los recursos económicos y humanos.

Por lo tanto, es un momento del control administrativo en el que se exponen y se revisan las proyecciones con respecto a la producción, a la calidad, al tiempo de los procesos y al coste final de las ventas.

La finalidad es implementar un plan viable para, posteriormente, medir los resultados.

Fase de evaluación

Una vez que se establecen los objetivos y los estándares empresariales, se evalúa y se mide detalladamente cada proceso. Es decir, se realiza un análisis transparente y objetivo que abarque desde la implementación para la producción del producto o servicio hasta la cadena de costes asociados.

Fase de comparación

Cuando se tienen los resultados de la evaluación, se procede a la fase de comparación entre los estándares esperados y lo que se obtuvo en la evaluación.

Esta fase sirve para verificar si existe margen de éxito o de pérdidas.

Fase de corrección

Esta es una fase muy dinámica en la que se elabora un informe de gestión para dejar por sentado los resultados derivados del control administrativo. De igual manera, se plantean las medidas que se deben tomar para mejorar los procesos.

En la fase de corrección también se da a conocer el desempeño de los distintos departamentos de la organización. Igualmente, se explica detalladamente en cuál de ellos se encuentra el posible fallo y cuáles cumplen con los objetivos empresariales.

Etapas

El control administrativo está estrechamente ligado a la planeación estratégica. Por lo tanto, también cumple con las siguientes etapas:

• Planificación: en una etapa para definir los objetivos que se pretenden alcanzar con el control administrativo, así como los plazos esperados. En este punto también se considera el presupuesto y cómo se hará el control.
• Organización: se refiere a la organización y logística que acompañará al control administrativo. Es decir, los involucrados, responsables y los recursos que se van a destinar. Por lo general, parte de las interrogantes: ¿quién hará el control y cómo se dividen las tareas?
• Dirección: en esta etapa debe designarse un líder que direccione las estrategias para que los demás involucrados mantengan una comunicación asertiva y dinámica. De esta manera, aumentan las posibilidades de éxito durante la implementación del control a través de la integración organizacional.
• Control: mediante una serie de indicadores y variables medibles se controla y evalúa el impacto del control administrativo establecido. Igualmente, se establecen filtros para identificar las medidas y políticas que se deben aplicar a futuro. Cuando finalice el proceso, se redefinen los objetivos para mejorar la operatividad.

Tipos

Ahora, se describen los distintos tipos de control administrativo:

Preliminar o previo

Tal y como su nombre lo indica, es el control administrativo que se ejecuta previamente a la acción. Tiene como finalidad asegurar que el proceso cumpla con los parámetros en cuanto a recursos materiales, económicos y humanos de la organización.

Igualmente, busca que el control administrativo cumpla con los objetivos previos, por lo cual se anticipa las posibles dificultades que pueden surgir.

Establece planes y acciones que aseguren la implementación total del control. Es decir, se realiza para saber lo que se necesita y cuánto costará ejecutar la acción empresarial.

Control administrativo de dirección

Es un control que exige una supervisión continua y constante, puesto que involucra el control de los avances antes de finalizar la planeación. De esa manera, se corrigen los procesos y se supervisan los trabajos para tomar decisiones a futuro.

Control a corriente o concurrente

Es el que se lleva a cabo mientras transcurre el proceso administrativo, por lo cual va a la par de las actividades empresariales. En él se involucran los directores organizacionales y el resto del personal que labora en la empresa.

Control posterior o de retroalimentación

Cuando finaliza el proceso, se hace una retrospectiva y retroalimentación para evaluar el recorrido de las acciones. La finalidad es extraer las conclusiones de lo que cumplió con las expectativas y de lo que necesita mejorar.

Después, se elabora un reporte o informe detallado, el cual servirá de base para futuras gestiones o procesos administrativos.

Importancia

El control administrativo es de gran importancia en el ámbito de la gestión empresarial porque es una estrategia que garantiza la ejecución y la evaluación de la planificación. También, ayuda a determinar a tiempo las posibles desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

Los diferentes tipos de control, así como sus fases y etapas, ofrecen un contexto bien definido y claro de la realidad en las organizaciones. Esto, a su vez, ayuda a que se establezcan planes y estrategias que solventes los posibles inconvenientes a nivel operativo, humano y de recursos.

Por lo tanto, es fundamental que dentro de la estructura empresarial se aplique el control administrativo de manera transparente y organizada para alcanzar la máxima calidad en sus procesos.

Además, una vez que se obtengan los resultados del control y se apliquen las mejoras necesarias, en el negocio o empresa se reducirán los costes operativos, se mejorará el nivel de calidad de productos y aumentará la satisfacción general de sus clientes y consumidores.

Referencias

1. Jara, E. (2009). El control en el proceso administrativo. Universidad de Tarapacá. Chile.
2. Ricalde, M. D. G. B. (2016). Proceso administrativo. Editorial digital UNID. https://books.google.co.ve/books?hl=es&lr=&id=TYHDCwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PT6&dq=control+administrativo+proceso&ots=potgsPTIGU&sig=keu4XtssvHmVX_ZZ4JkZF6vnqs4&redir_esc=y#v=onepage&q=control%20administrativo%20proceso&f=false