Sistema SAP

El sistema SAP, acrónimo en inglés de “Systems, Aplications, Products in Data Processing” traducido al castellano como Sistemas, Aplicaciones y Productos Para el Procesamiento de Datos, son softwares de gestión empresarial que permiten la optimización de las tareas y los recursos con que disponen las empresas.

Fue inventado en Alemania en el año 1976, su nombre comercial fue SAP R/1 y fue ideado como un recurso de ayuda empresarial. Estaba estructurado a modo de capas. Dichas capas contaban con funciones que iban desde el diseño de presentaciones, hasta un software de control de negocios y una última capa dedicada a la gestión de datos.

Los sistemas SAP se componen de un soporte de software propio que es respaldado por un hardware. Basándose en estos dos elementos, permite tener un control más completo del personal humano, los recursos de la empresa, credenciales e inclusive otros programas informáticos utilizados por la empresa.

Con esto se busca centralizar las distintas dependencias de una empresa, lo que permite tener una visión general y detallada del estado de la compañía en tiempo real. Para lograrlo, los sistemas SAP están estructurados mediante distinto módulos, los cuales cuentan con herramientas y funciones para áreas específicas de cada empresa. Todas estas herramientas facilitan y reducen el tiempo necesario para cumplir las tareas. No obstante, estas herramientas no completan las tareas por sí mismas, sino que funcionan como un medio de apoyo para el personal humano que le use.

Por todo esto, los sistemas SAP guardan cierta relación con otros programas de asistencia empresarial como los ERP y los CRM. Aunque cada uno de estos cumplen tareas enfocadas a acciones específicas de un negocio (producción, atención al cliente, etc.).

Características del sistema SAP

A pesar del desarrollo informático, los softwares de SAP siguen compartiendo ciertas características entre ellos. Esto les hace más fácil de identificar a la vez que les confiere ventajas frente a otros tipos de softwares. Detallamos las características más resaltantes de este sistema:

• Una plataforma modular: Para que un programa de SAP pueda llegar a ser instalado y utilizado en distintos ordenadores de una misma empresa, debe poseer una estructura que sea cómoda y utilizable por todos los operarios. Además, debe ser capaz pueda agrupar, mediante módulos, las herramientas necesarias para la labor especifica de una sección de la empresa.
• Capas de utilizar información: Una de las características claves de todos los SAP, es su capacidad de aprovechar cualquier tipo de información de la que disponga una empresa. Ya sean credenciales, libros contables, listados de personal, bases de datos de clientes, etc. Todo esto con el fin de facilitar las labores de la empresa y dar entendimiento sobre la situación de la misma.
• Hecho a medida: No todas las empresas tienen el mismo tamaño, función o necesidades. Por lo que cada softwares SAP desarrollado debe tomar en cuenta las particularidades de cada empresa. En este sentido, los desarrolladores de este tipo de Sistemas se encargan de diseñar programas que se adaptan de manera específica a las características de la empresa que lo solicita.
• Uso de código abierto: Los sistemas SAP deben poder comunicarse con distintos tipos de ordenadores a la vez de ser capaces de mantener y utilizar otros programas que pueden llegar a ser vitales para una empresa. Para lograr esto, un SAP requiere ser un programa de código abierto que pueda modificarse según las necesidades de la empresa y el desarrollo tecnológico.
• Business Intelligence: Gracias al desarrollo de las inteligencias artificiales, los SAP modernos incluyen esta tecnología en sus funciones. Gracias a la “inteligencia de negocios”, se optimizan todas las labores de la empresa, incluso, es posible analizar parámetros de mercado en busca de nuevas oportunidades.

¿Para qué sirve un sistema SAP?

Las utilidades de un sistema SAP varían según los módulos y herramientas que tengan integrados. De esta manera, se pueden adaptar con rapidez a las necesidades de cualquier empresa, sean grandes negocio o incluso de PYMES (pequeñas y medianas empresas). Así, en un sistema SAP se pueden encontrar módulos dedicados a las siguientes áreas:

Gestión financiera y tesorería

Desde estos módulos es posible llevar una correcta gestión de todo lo concerniente a las finanzas de la empresa. Gracias a herramientas y utilidades con las cuales es posible crear y mantener libros mayores, auxiliares, además de permitir la realización de pagos y préstamos.

Producción y gestión de calidad

Los módulos centrados a estas funciones permiten que los usuarios conozcan en tiempo real todo lo concerniente sobre la producción. Desde la propia planificación del producto (fabricación en serie o en pedido, etc.), la gestión del almacenes y recambios, incluyendo el control de calidad en cada fase de la fabricación del producto.

Gestión de personal

Otras de las ventajas de los softwares SAP es que dan un mejor control del personal y de todos los recursos humanos. Así, las herramientas disponibles de estos módulos permiten crear y administrar nóminas, llevar controles de productividad, gestionar el personal para asignaciones de labores e incluso puede incluir herramientas para la contratación de nuevo personal.

Administración comercial

Con este módulo es posible conocer la situación de negocios en el momento. Por ello sus herramientas permiten administrar las compras y ventas, llevar el stock de inventario, crear listas de contacto de clientes, etc. Los módulos más desarrollados también están enfocados en analizar la situación del mercado y buscar nuevas oportunidades de negocio.

Ejemplos de módulos SAP en SAP Business Suite 6

Comprendiendo hacia qué áreas están abocados los módulos de un SAP, Se puede entender mejor cuales son las funciones de los módulos del SAP Business Suite 6 (la versión más reciente del sistema SAP). A continuación se muestran los ejemplos de módulos SAP más importantes que se adquieren al adquirir este sistema:

Supplier Relationship Management (SAP SRM)

Aporta métodos y procesos para la correcta relación con otras empresas proveedoras.

Supply Chain Management (SAP SCM)

Ayuda a planificar, vigilar y dirigir todas las redes de suministro de la empresa, desde la elaboración del producto hasta que se entrega al cliente.

Product Lifecycle Management (SAP PLM)

Este módulo aporta procesos y herramientas para establecer todo el ciclo de vida del producto ofertado, desde su ideación, producción, uso y eventual eliminación.

Enterprise Resource Planning (SAP ERC)

Un módulo especialmente diseñado para llevar a cabo una gestión empresarial completa. Desde aquí es posible administrar tres elementos vitales de cualquier empresa, las finanzas, los recursos humanos y los distintos niveles de operatividad.

Customer Relationship Management (SAP CRM)

Estas herramientas se enfocan en la atención al cliente y en las potencialidades del marketing y las ventas. Pudiendo interactuar o no directamente con el cliente.

Vendor Invoice Management (SAP VIM)

Un gestor completo para la administración de facturas y pagos. Simplifica todo el proceso manteniendo un único flujo de trabajo el cual es mucho más eficiente y fácil de administrar.

Diferencias entre SAP y ERP

Propiamente no hay diferencias prácticas entre un sistema SAP y cualquier software ERP (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning). Esto se debe a que el SAP es en sí un software de ERP, pero que ofrece la ventaja de ser uno de los primeros en ser ofertado, además de seguir siendo de entre los ERP más cotizados del mercado para el día de hoy.

Diferencias entre SAP y CRM

Un sistema CRM (por sus siglas en inglés Customer Relationship Management) está diseñado para enfocarse en los clientes, en el marketing que se aplica a ellos y en el flujo de ventas. Mientras que el sistema SAP es una plataforma compleja que integra esas y muchas otras funciones de gestión.

¿Qué es un consultor SAP?

Un consultor SAP es un miembro parte del equipo desarrollador del sistema SAP. Este se encarga de resolver las dudas de los clientes y asesorarlos para que puedan sacar el máximo provecho de las funciones del software.

Bajo esta premisa, un consultor SAP es un trabajador externo de la empresa contratante que se encarga de seguir de cerca la compañía, buscando puntos en donde pueda mejorar la implementación del sistema SAP. Otros consultores SAP son freelancer y no trabajan para los desarrolladores del sistema. Sin embargo, son expertos en este tipo de software y pueden ofrecer los mismos servicios.

La importancia de acudir a esta clase de consultores radica en poder optimizar el uso de los sistemas SAP, lo que ayuda a sacar el máximo provecho a sus herramientas y minimizando las posibles complicaciones que pueden surgir durante la implementación del SAP.

¿Qué es un Mini-SAP?

Las extensas plataformas SAP están hechas para cubrir muchas áreas y tareas. Esto hace que el costo de adquisición de una de estas plataformas sea bastante alto (sin contar los costes de implementación y de consultorías necesarias).

A pesar de eso, actualmente hay disponible en el mercado de ciertos programas SAP que tienen esto en cuenta y ofrecen plataformas más reducidas que posean solo módulos necesarios para una empresa. Todo esto con una reducción importante en el precio de adquisición.

¿Qué empresas pueden utilizar un sistema SAP?

A pesar de que los primeros sistemas SAP fueron diseñados para las grandes empresas industriales, actualmente pueden aplicarse virtualmente en cualquier negocio sin importar su tamaño con el fin de obtener el máximo beneficio de sus módulos en negocios medianos a grandes de los siguientes sectores.

Servicios de transporte

Las empresas de transporte al tener que manejar una serie de labores dispares que van desde rutas, cronogramas, atención al cliente, recursos humanos y en general todas las cuestiones relacionadas al movimiento masivo de personas, requieren de asistencia avanzada que permita organizar todas las labores, y ayudar a disminuir los tiempos requeridos para cumplir las tareas.

Servicios públicos

Muchos gobiernos nacionales o locales han mejorado su eficiencia gracias a la implementación de sistemas SAP. De esta manera, una gestión gubernamental puede centralizar muchos de los servicios públicos como la seguridad, el sistema de salud e incluso el fisco. Ejemplos de esto se encuentran en toda Europa y en especial en países asiáticos como China.

Industrias pesadas y discretas

Al ser tan flexibles, los SAP pueden aplicarse en cualquier tipo de industria, desde las pesadas hasta las sub-especializadas y de alta tecnología. Para esto, pueden incluir módulos nuevos que atiendan las necesidades específicas de los sectores.

Servicios financieros

Antiguamente bancos y otras empresas del sector financiero implementaban los sistemas SAP como un recurso en la gestión de los recursos humanos y de la cartera interna. Actualmente y gracias al ya mencionado desarrollo del Business Intelligence, los softwares SAP pueden estudiar la situación financiera y dar reportes y consejos de negocios.

Ventajas y desventajas de un sistema SAP

Sin lugar a dudas, los sistemas SAP representa un avance tecnológico lleno de ventajas para cualquier empresa, pero su implementación puede venir acompañada de ciertas desventajas que deben ser estudiadas por cualquiera que esté interesado en utilizar este programa en su negocio. De esta manera encontramos:

Ventajas

• Para que un sistema SAP pueda utilizarse con éxito, debe tener una interfaz amigable y que sea simple de usar. De esta manera, el empleado no requerirá de muchos conocimientos teóricos sobre su manejo y le bastará con el razonamiento intuitivo.
• Un buen SAP es lo suficientemente flexible como para poder ser implementado en todas las dependencias de una empresa (sin importar que tan grande o pequeña sea esta). Sin que por esto pueda llegar a perderse parte de la funcionalidad del sistema.
• Otro de las grandes ventajas de los programas SAP es su capacidad de mantenerse constantemente actualizado. Integrando consigo nuevos y mejorados módulos y herramientas, a la vez que mejora la seguridad del mismo programa.
• Una vez este tipo de sistema empieza a implementarse con éxito, puede asegurar una tasa de retorno mediante una reducción de costes o mejorando la calidad de producción.

Desventajas

• La más clara desventaja de cualquier sistema SAP es su alto costo, es por esto que muchas veces se encuentra limitada a las empresas de mediano tamaño. Aunque en la actualidad existen Mini-SAP que incluyen importantes módulos a menor costo.
• Una desventaja común al mal utilizar los softwares SAP (ya sean por una mala consultoría o incapacidad del personal) es que pueden obstaculizar la producción, creado retrasos en la producción.
• Para poder utilizar todos los sistemas SAP se requiere una obligatoria capacitación, la dificultad y duración de esta dependerá de la simpleza de la interfaz del software y de la calidad de la consultoría. Por esto es importante para toda empresa que decida tener un SAP, buscar siempre softwares de calidad.