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Intranet

intranet

La intranet es un tipo de red privada de computadoras, que se basa mayormente en la familia de protocolos de Internet (IPS), diseñada para transmitir y recibir información o cualquier herramientas de colaboración entre sus miembros. Los usuarios de una intranet generalmente forman parte de una organización, dejando fuera a toda persona ajena a esta.

Si bien la intranet ha sido definida como una red privada, esta es con exactitud una red de bajo grado de difusión, ya que los potenciales usuarios deben cumplir ciertos requisitos para acceder y permanecer en ella. Esta es la principal diferencia con el Internet (alto grado de difusión), y la extranet (medio grado de difusión), donde esta última es una intranet que permite el acceso (modulado) a personas relacionadas a la organización, sin pertenecen estrictamente a esta.

Las intranets son las primeras redes de grado de difusión, y se diseñaron durante las primeras décadas de la segunda mitad del siglo XX; siendo utilizadas principalmente por universidades, como redes privadas para transferir información académica y compartir artículos científicos. Luego, con el colosal avance tecnológico, surgieron: el extranet; y finalmente, el Internet.

Características de la intranet

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Desde su origen la intranet ha ido evolucionando y perfeccionado sus características iniciales, por lo que hoy en día la intranet es una red del mismo nivel de complejidad que el Internet, razón por la cual no ha quedado obsoleta y dejada de ser utilizada por organizaciones de cualquier tipo. Entre las características más resaltantes de la intranet se encuentran las siguientes:

  • La intranet puede ser establecida con la tecnología de la redes de área local (LANs), redes de área metropolitana (MANs) y redes de área amplia (WANs).
  • Está compuesta por navegadores con motores de búsqueda, perfiles de usuario, blogs, aplicaciones móviles de notificación y herramientas propias de planeación de eventos.
  • El modelo principalmente utilizado de intranet está basado en Web. Este tipo de intranet consiste en la creación de sitios web internos (y privados); restringidos por los límites de la organización en cuestión.
  • El modelo actual de la intranet de organizaciones se basa fundamentalmente en las aplicaciones para dispositivos móviles y en el Cloud Computing (Nube), tecnologías que permiten otorgar versatilidad a los usuarios (empleados) de la organización para efectuar eficientemente las actividades programadas.
  • En general, las intranets son sitios estáticos que sirven para almacenar y proveer información a un cierto grupo de individuos.
  • La intranet anteriormente hacía uso de Password manager para gestionar las contraseñas de un usuario en la red. Actualmente cuenta con el Single Sing-On (SSO) que permite que una única contraseña del usuario sea utilizada para ejecutar múltiples aplicaciones y servicios de la red.
  • La estructura de las intranets necesita ser mantenida por medio del compromiso personal de sus usuarios, lo cual resulta ser esencial para preservar la corriente de contenido. Por ello, en la intranet se establecen foros de retroalimentación; espacios sociales para que los usuarios puedan expresar sus deseos y disgustos con respecto al desempeño de la red.
  • Parte de la estructura de la intranet de una organización puede convertirse en parte de una extranet, si esta se hace accesible a los clientes, proveedores, distribuidores, entre otros individuos que no formen parte de la organización.
  • El término intranet surge técnicamente de la contracción de la denominación anglosajona intraconnected network, que se traduce como “red intraconectada”. Por lo tanto, también es válido hacer referencia a una intranet por medio del término intrared, que se deriva de la traducción dada.

Para qué sirve la intranet

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La intranet sirve esencialmente para incrementar la eficiencia de la colaboración de los integrantes de una organización, funcionando como punto focal de la comunicación y almacenamiento de recursos internos y externos. De este uso esencial de la intranet se generan diversas aplicaciones de la intranet, que dependerán de la naturaleza de la organización y otros factores. Por ello, entre los principales usos de la intranet destacan los siguientes:

  • Transferencia de herramientas computacionales de trabajo como sofisticados directorios corporativos, registros de ventas, asistentes de gestión de relaciones de clientes y de proyectos, entre otras herramientas encargadas de facilitar el trabajo colectivo y la comunicación.
  • La intranet proporciona una plataforma de cambio de la cultura corporativa, al permitir que sus usuarios discutan asuntos claves en los foros, dando cabida a la posibilidad de nuevas ideas para el mejoramiento de la gestión empresarial, la productividad, calidad, etc.
  • La intranet puede ser configurada para que no solamente los integrantes de una organización puedan ingresar en la red, sino también los clientes, proveedores, etc. Por lo que esa parte queda incorporada a una extranet.
  • Los usuarios de la intranet pueden ingresar al Internet por medio de sus servidores firewalls y sistemas especiales de cifrado/descifrado, de manera que las comunicaciones se mantengan seguras.
  • Las intranets son mayormente manejadas por los departamentos de RRHH y de Dirección de sistemas de información, para notificar eficientemente a los empleados y difundir rápidamente información relevante en la organización.

Cómo funciona la intranet

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La intranet, en un nivel básico, funciona como una red social que facilita el intercambio de información, herramientas y servicios computacionales entres sus integrantes, que son necesarios para concretar las actividades programadas. Por ello, las organizaciones dedican considerables recursos en el desarrollo, configuración y depuración de la intranet, ya que esta inversión tiende a repercutir positivamente en el éxito de la organización.

Para que los integrantes una organización puedan ingresar a la intranet, necesitan contar con un usuario y una contraseña. El perfil de un usuario generalmente está relacionado con el puesto que desempeña, por lo que según la jerarquía, los usuarios podrán acceder a determinada información y recursos de la intranet. De esta manera, el perfil de usuario define las restricciones y libertades de cada integrante de la organización dentro de la red.

El mecanismo de la transferencia de información de la intranet se rige según la familia de protocolos de Internet, pudiendo emplear el TCP/IP, que generalmente se utiliza en Internet. No obstante, la intranet es una red estática donde se almacena, accede y actualiza la información, que necesita una supervisión adecuada para cumplir los criterios de seguridad, privacidad y eficiencia, y así alcanzar los plazos de trabajo y velar por la integridad de los usuarios.

Ventajas y desventajas de la intranet

La creación y desarrollo de la intranet ha beneficiado inmediatamente a las organizaciones, ya que se ha encargado de modernizar el trabajo colectivo y las comunicaciones laborales, otorgando una nueva perspectiva de la eficiencia organizacional. No obstante, esta tecnología también ha generado nuevos retos e inconvenientes, que han sido muy costosos para ciertas organizaciones.  A continuación, presentaremos las principales ventajas y desventajas de la intranet.

Ventajas

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  • Aumento de la productividad del trabajo, al permitir a los empleados de la organización acceder a la información almacenada en la red por medio de un navegador. Así mismo, pueden emplear las herramientas adecuadas según su cargo.
  • Reducción de los tiempos de trabajo, ya que la información relevante es suministrada directamente al usuario destinario, sin valerse de medios alternativos que entorpezcan la visualización de la información.
  • Mejora de las comunicaciones laborales, puesto que varios departamentos de una organización pueden mantenerse comunicados de forma inmediata, sin intermediarios. Asimismo, promueve el feedback (retroalimentación) entre los usuarios por medio de foros.
  • Los sitios web y la nube de la intranet permiten publicar digitalmente documentos como manuales laborales, políticas, estándares de negocio, entre otros. Incluso, por medio de la hipermedia y tecnología Web es posible subir contenido multimedia.
  • La intranet constituye un entorno práctico para desarrollar nuevas aplicaciones que mejoren las operaciones organizacionales.
  • Las organizaciones podrán desarrollar un elevado flujo de trabajo, puesto que el retraso de las comunicaciones se ha minimizado por medio de procesos automatizados aplicados a la programación de reuniones y planeación de vacaciones.
  • Se reducen los gastos en papel impreso y en copias, ya que todos los documentos relevantes se encuentran digitalizados en la red, pudiendo ser vistos desde el computador o el teléfono celular.
  • El bajo grado de difusión inherente de la intranet permite mantener asegurada la información, con el empleo de usuario, contraseñas y servidores firewalls.

Desventajas

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  • Requiere una elevada inversión inicial. A mayor tamaño y complejidad requerida por la organización, mayor será la inversión inicial en la tecnología. Además, los mantenimientos y las actualizaciones de una intranet suelen incrementar el monto de la inversión.
  • La complejidad de la intranet puede repercutir negativamente en la psique de los integrantes de la organización, ya que puede inhibir la aplicación de las herramientas computacionales debido a la abundancia de tecnicismos informáticos que deben comprenderse. La complejidad también influye en el mantenimiento de la red, complicando las labores.
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